Przepisy Kodeksu pracy wprowadzają uelastycznienie niektórych wymogów formalnych składania oświadczeń – właśnie poprzez możliwość składania wniosków w postaci elektronicznej.

Zastanawiasz się jakie formalności musi spełnić taki wniosek w formie elektronicznej?

Postać i forma dokumentu wskazana w Kodeksie pracy

Zwróćmy uwagę z jakimi zapisami mamy do czynienia w Kodeksie pracy:

Art. 29 §  2 Umowę o pracę zawiera się na piśmie.
Art. 29 § 3. Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej: nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy (zmiana od 26.04.2023).
Art. 30 §  3. Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie.
Art.  42. 2. Wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki.
Art. 67 (19) §  2. W przypadku, o którym mowa w § 1 pkt 2, uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (zmiana od 7.04.2023).
Art.86 §  3. Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Art.  91. 1.Należności inne niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.
Art.  101³Umowy, o których mowa w art. 101¹ § 1 i w art. 101² § 1, wymagają pod rygorem nieważności formy pisemnej.
Art.  110.  O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę (…).
Art.129 §  3. Rozkład czasu pracy danego pracownika może być sporządzony – w formie pisemnej lub elektronicznej .
Art.  174. 1. Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego.
Art.  182^1d  Urlop rodzicielski jest udzielany na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika – rodzica dziecka w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem korzystania z urlopu.  (zmiana od 26.04.2023)
Art.188  2. O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym zwolnienia, o którym mowa w § 1, decyduje pracownik w pierwszym wniosku składanym w postaci papierowej lub elektronicznej o udzielenie takiego zwolnienia w danym roku kalendarzowym. (zmiana od 26.04.2023)

W kodeksie znajdujemy wyraźne wskazanie:

1/ formy:  na piśmie (zawiera, oświadcza czy zawiadamia na piśmie) lub w formie pisemnej lub elektronicznej

oraz

2/  postaci elektronicznej złożenia dokumentu: wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej.

Postać elektroniczna to nie to samo co forma elektroniczna

Zmiana w zakresie uprawnień rodzicielskich obowiązująca od 2023r. to również nadanie pracownikom nowej możliwości występowania z wnioskiem/wnioskami. Przepisy Kodeksu pracy posługują się pojęciem postaci pisemnej lub elektronicznej dokumentów, a nie formy pisemnej lub elektronicznej (np. art. 182(1d), art.188 § 2, art. 29 § 3). Jeżeli przepis wskazuje na postać elektroniczną złożenia wniosku wówczas  przyjmuje się, że jest to rodzaj nośnika cyfrowego.  

Podpis elektroniczny

Kiedy przepisy wskazują na formę: „na piśmie”  a strona chce to zrobić w formie elektronicznej konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ma on wtedy moc własnoręcznego podpisu. W efekcie taki dokument będzie traktowany tak samo, jak złożony w formie pisemnej (art. 78(1) K.c. w zw. z art.300 K.p.). W sprawach kadrowych, w których jest wymagana forma pisemna (np. umowa o pracę czy wypowiedzenie umowy o pracę) zwykle rekomendowane jest pozostanie przy tej formie (z podpisem elektronicznym). Takie stanowisko podtrzymuje również Państwowa Inspekcja Pracy.

Kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymagają np. art.29 (umowa o pracę, zmiana jej warunków), art. 30 § 3 (oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia), art. 42 § 2 (wypowiedzenie zmieniające),  art.  91§ 1  (potrącenia innych należności),  art. 174 § 1 (urlop bezpłatny), art. 101¹ § 1 i  art. 101² § 1 (umowa o zakazie konkurencji).

Mam nadzieję, że przygotowany materiał rozwiał Twoje wątpliwości.

Wpis na blogu nie stanowi porady prawnej. Artykuł odnosi się do ogólnej sytuacji prawnej, dlatego nie może stanowić rozwiązania dla indywidualnego problemu.