Przepisy dotyczące pracy zdalnej wprowadzone do Kodeksu pracy zaczęły obowiązywać od 7 kwietnia 2023r.

Ogólne zasady dotyczące pracy zdalnej

Przepisy Kodeksu pracy obowiązują pracodawców i pracowników, bez konieczności wprowadzania w tym zakresie przepisów wewnątrzzakładowych (jak to jest np. w przypadku przeprowadzania kontroli trzeźwości przez pracodawcę).

Pracodawcy nie mają obowiązku wprowadzania pracy zdanej do regulaminu pracy i wprowadzania jej z dwutygodniowym wyprzedzeniem.

Przepisy wewnątrzzakładowe

NIkt nie zabroni pracodawcy wprowadzić zasad wykonywania pracy zdalnej w przepisach wewnątrzzakładowych.

Wielu pracodawców tak robi, czy wiesz dlaczego?

Czynią to między innymi po to, aby ustalić jednolite i usystematyzowane zasady wykonywania pracy zdalnej bez konieczności podpisywania porozumień odrębnie z każdym pracownikiem wykonujących pracę zdalną.

Taka regulacja wewnątrzzakładowa (porozumienie, regulamin) może być bardzo pomocna, zwłaszcza gdy nie ma czasu lub pomysłu, by szybko przygotować indywidualne porozumienie określające zasady wykonywania pracy zdalnej z pracownikiem np. z grupy uprzywilejowanej.

Ponadto dla wielu pracodawców u których pracownicy powszechnie świadczą pracę w formie zdalnej przygotowanie porozumień indywidualnych, mogłoby okazać się bardzo pracochłonne i długotrwałe. Niejednokrotnie wymagałoby bowiem rozmowy albo przynajmniej wymiany korespondencji mailowej  z pracownikiem czy podjęcia negocjacji warunków zapisanych w porozumieniu indywidualnym, np. w kwestii wypłaty ryczałtu.

Zasady pracy zdalnej określone w zakładzie

Zgodnie z art. 67(20) §6 kp. pracodawca określa:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów, o których mowa w art. 67(24) § 1 pkt 2 lub 3;
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w art. 67(24) § 3, lub ryczałtu, o którym mowa w art. 67(24) § 4;
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Wprowadzenie zasad w porozumieniu

Zgodnie z art. 67(20) §1 zasady wykonywania pracy zdalnej MOŻNA określić się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia z organizacją związkową (organizacjami) wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie (to nie jest regulamin pracy), uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Wprowadzenie zasad w regulaminie (innym niż regulamin pracy)

Z kolei art. 67(20) §4   wskazuje, że jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Przepisy nie określają, kiedy regulamin pracy zdalnej ma wejść w życie; kwestię tę powinien regulować sam regulamin pracy zdalnej. Oznacza to, że:

• termin wejścia w życie regulaminu pracy zdalnej powinien być wskazany jako postanowienie tego regulaminu;
• nie ma przy tym przeszkód, aby regulamin obowiązywał od chwili jego ogłoszenia, ale także po upływie 2 tygodni lub miesiąca od dnia podania go do wiadomości pracowników.

Wprowadzenie zasad w indywidualnym porozumieniu

Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym wyżej, albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Oczywiście pracodawca może wyjść z założenia, że u niego w zakładzie nie ma i nie będzie pracy zdalnej. Zapomina jednak, że gdy pojawi się wniosek o pracę zdalną od pracownika z grupy uprzywilejowanej, pracodawca będzie musiał taki wniosek uwzględnić, jeśli organizacja pracy i rodzaj pracy wykonywanej przez tego pracownika pozwalają na pracę zdalną, uzgadniając zasady pracy zdalnej i wówczas będzie zobowiązany dokonać uzgodnień z takim pracownikiem w porozumieniu indywidualnym.

Przykład

Z wnioskiem o pracę zdalną wystąpił rodzic dziecka, które nie ukończyło 4 roku życia.
Pracodawca nie może odmówić pracownikowi pracy zdalnej powołując się na brak czy niewprowadzenie w zakładzie przepisów wewnątrzzakładowych regulujących zasady tej pracy. Pracodawca zobowiązany jest taki wniosek uwzględnić, jeśli organizacja pracy i rodzaj pracy wykonywanej przez tego pracownika pozwalają na pracę zdalną i wówczas określić zasady w porozumieniu z pracownikiem (jeśli wcześniej nie opracował porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej).

Dodatkowo na pracodawcy spoczywają takie formalności jak: przekazanie informacji dotyczących BHP, zapoznanie pracownika z oceną ryzyka zawodowego i z procedurą dotyczącą ochrony danych osobowych oraz odebrania oświadczeń z tym związanych. Rozwiązanie takie wiąże się ze sporą ilością pracy dla pracodawcy a czas nie będzie tu działał na korzyść pracodawcy.

Zasady pracy zdalnej w regulaminie pracy

Osobiście ostrzegam, przed wprowadzaniem zasad pracy zdalnej do regulaminu pracy.

Zmiana ustaleń dotyczących np.:

• sposobu wyliczenia wysokości ryczałtu, ekwiwalentu;

• zasad aktualizacji oprogramowania bądź serwisu powierzonego sprzętu

będzie wymagała każdorazowej zmiany regulaminu pracy i ponownego podania go do wiadomości w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a zmiany wejdą w życie po 14 dniach.

Zachęcam do opracowania zasad w zakładach pracy i wprowadzenia nowych regulacji rozpoczynając od osób, które już pracują zdalnie – w przeznaczonych do tego celu dokumentach tj. np. porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej.

Mam nadzieje, że opracowanie tych dokumentów nie będzie dla Ciebie trudne. Pamiętaj, że zawsze możesz skorzystać z gotowych wzorów i szkolenia, które są dostępne w moim sklepie.