Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały uchwalone nowelizacją kodeksu pracy w dniu 1 grudnia 2022 r. (publikacja w Dzienniku Ustaw z 2023 r. pod poz. 240). Obowiązują od 7 kwietnia 2023 r., bez względu na to, czy pracodawca wprowadził przepisy wewnątrzzakładowe w tym zakresie, czy nie.

Praca zdalna na podstawie uzgodnień

Uzgodnienie pracy zdalnej między stronami może nastąpić:

• już przy zawieraniu umowy o pracę (gdzie strony od razu wskakują charakter pracy zdalnej i jej miejsce)

• w trakcie zatrudnienia i ta forma interesuje nas najbardziej.

Przepisy nie przewidują szczególnej formy wystąpienia z propozycją – inicjatywą pracy zdanej. Stanowi to wyjątek od obowiązku dochowania formy pisemnej określonej w art. 29 §4 kp. Pamiętajmy jednak, że składamy propozycję i powinniśmy wskazać jak najwięcej informacji tak, aby umożliwić drugiej stronie możliwość przyjęcia jej bądź odrzucenia.

Przykład: Pracownik występuje z wnioskiem o pracę zdalną. W treści pisma, które złożył, wnosi o zgodę na pracę zdalną – hybrydową w miejscu swojego zamieszkania. Pracodawca nie akceptuje wniosku pracownika. W jego ocenie nie jest w stanie zgodzić się na pracę zdalną, jeśli nie wie, na jak długo. Nie wie również jaką pracę hybrydową pracownik ma na myśli (jakie dni pracy będzie w zakładzie).

W praktyce (propozycja) zainicjowanie uzgodnień powinno obejmować co najmniej:

• ustalenie, czy będzie to praca zdalna częściowa (hybrydowa), czy też całkowita,
• miejsce świadczenia pracy zdalnej,
• długość jej trwania (…).

Nie wyklucza to możliwości uzgodnienia także innych istotnych dla stron stosunku pracy elementów pracy zdalnej. O ile nie będą one sprzeczne z przepisami kodeksu.

Pracodawca może podjąć rozmowy z pracownikiem, mające na celu, osiągniecie porozumienia, jeśli w interesie obu stron jest taka forma wykonywania pracy. Może również odmówić zawarcia porozumienia bez podawania przyczyny.

Zasadą jest, że pracownikowi nie przysługuje roszczenie o wykonywanie pracy w trybie zdalnym. Kwestie w tym zakresie ustawodawca pozostawił do uzgodnienia stronom stosunku pracy.

Sytuacja dotyczy oczywiście obu stron, również w sytuacji, gdy z wnioskiem wystąpi pracodawca – pracownik może odmówić zawarcia takiego porozumienia. Wszystko zgodnie z zasadą MOŻE, ale NIE MUSI.

Praca zdalna na wniosek niektórych grup pracowników

W art. 67(19) §6 k.p. ustawodawca przewidział kilka grup pracowników, w przypadku których pracodawca jest obowiązany uwzględnić ich wniosek o pracę zdalną. Do pracowników tych należą:

• pracownik – rodzic dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art.4 ust.3 ustawy z 4.11.2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, tj. o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu, również po ukończeniu przez nie 18. roku życia;

• pracownik – rodzic:

– dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych;

– dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z 14.12.2016 r. – Prawo oświatowe, również po ukończeniu przez nie 18. roku życia;

• pracownica w ciąży;

• pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;

• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności. Przepisem nie zostaną objęte osoby sprawujące opiekę nad osobą posiadającą orzeczenie o lekkim lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Oznacza to, iż takie osoby będą mogły wystąpić z wnioskiem o pracę zdalną na zasadach ogólnych.

Odmowa pracownikowi uprzywilejowanemu

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko wtedy, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. 

O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Przykład

Pracownica złożyła wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, wskazując we wniosku, że jest w 2 miesiącu ciąży.

Pracodawca udzielił jej odpowiedzi na piśmie, odmawiając pracy zdalnej z uwagi na fakt, iż organizacja pracy polegająca na obsłudze klienta w placówce wymaga jej obecności. Nie jest to praca, którą można wykonywać zdalnie.

Przykład

Pracownica złożyła wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, wskazując we wniosku, że jej dziecko posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca udzielił jej odpowiedzi na piśmie, odmawiając pracy zdalnej z uwagi na fakt, iż pracując jako nauczyciel, nie może wykonywać pracy zdalnej, gdyż nauczanie zdalne nie jest obecnie możliwe.

Polecenie pracy zdalnej

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu;

• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Oświadczenie pracownika – wzór

Pracodawca może wydać polecenie tylko wtedy, gdy pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej. Musi w nim oświadczyć, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Brak takiego oświadczenia uniemożliwia wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej nawet jeśli wystąpi jedna z okoliczności wymieniona wyżej.

Oświadczenie pracownika możesz pobrać tutaj.

Przykład

Pracodawca rozdał pracownikom do wypełnienia oświadczenia, że posiadają warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej, przed wydaniem im polecenia pracy zdalnej. Jeden pracownik złożył oświadczenie, że nie posiada warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Wobec takiego oświadczenia pracodawca nie może polecić wykonywania pracy zdalnej temu pracownikowi nawet pomimo obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego (lub 3 miesiące po jego odwołaniu).

Praca zdalna okazjonalna

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek złożony przez pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej. Jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. Zapis ten w Kodeksie pracy oznacza akceptację dotychczasowej praktyki okazjonalnego świadczenia pracy z domu (home office), traktowanego zazwyczaj jako przywilej pracownika.

Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej może wystąpić wyłącznie pracownik. Pracodawca nie musi się zgodzić i nie musi uzasadniać swojej decyzji.

Przykład

Pracownik wystąpił na piśmie o umożliwienie mu pracy zdalnej okazjonalnej w każdy piątek maja tj. 5, 12,19 i 26 – łącznie 4 dni z 24 dni. Pracodawca nie wyraził zgody i nie podał uzasadnienia swojej decyzji.

Podsumowanie

• Praca zdalna w umowie o pracę oraz na wniosek strony w ramach uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem wymaga => zgodnej woli stron.

• Praca zdalna na wniosek uprzywilejowanej grupy pracowników wymaga => takiej organizacji pracy lub rodzaju pracy, aby praca zdalna mogła być wykonywana przez pracownika.

• Praca zdalna w drodze polecenia pracodawcy wymaga => spełnienia ustawowej przesłanki oraz oświadczenia pracownika, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

• Praca zdalna na wniosek pracownika w ramach pracy zdalnej okazjonalnej wymaga => zgody pracodawcy.

Po tej lekturze już wiesz, że żadna z wyżej opisanych form, nie jest aktem jednostronnym wymagającym bezwzględnego podporządkowania drugiej stronie bez spełnienia żadnego z warunków.

Wiesz także, kiedy Twoje zdanie ma tak duże znaczenie, że możesz odmówić wykonywania pracy zdalnej.

Wpis na blogu nie stanowi porady prawnej. Artykuł odnosi się do ogólnej sytuacji prawnej, dlatego nie może stanowić rozwiązania dla indywidualnego problemu. Jeżeli potrzebujesz indywidualnej konsultacji, zapraszam do kontaktu https://prawopracyprzykawie.pl/uslugi/konsultacje/.