Termin wykorzystania urlopu

Co do zasady pracownik powinien wykorzystać urlop do końca roku kalendarzowego, w którym nabył do niego prawo.

Jeżeli do 31 grudnia pracownik nie wykorzysta urlopu za dany rok, to z dniem 1 stycznia kolejnego roku urlop ten staje się urlopem zaległym, który pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi do 30 września następnego roku – art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

Okoliczności, w których może dojść do powstania zaległości urlopowych (i tym samym wykorzystanie urlopu może nastąpić w terminie późniejszym niż do końca danego roku kalendarzowego) wymienia Kodeks pracy. Są to:

• odwołanie pracownika z urlopu art. 167 kp.,
• niemożność wykorzystania urlopu z przyczyn wymienionych w art. 166 kp.,
• przesunięcie urlopu, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy art. 165 kp.,
• przesunięcie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy.

Przesunięcie terminu urlopu

Zmiana terminu wykorzystania urlopu, może nastąpić wyjątkowo i powinna być uzasadniona.

Przesunięcie ustalonego w planie urlopów (lub uzgodnionego z pracownikiem) terminu urlopu może nastąpić z inicjatywy każdej ze stron – pracodawcy albo pracownika.

Wiążącą decyzję może wydać tylko pracodawca, jeśli zachodzą po jego stronie szczególne potrzeby, taką przyczyną może być przykładowo: nieprzewidziana sytuacja związana z funkcjonowaniem zakładu wymagającą obecności pracownika a także konieczność usunięcia awarii lub przeprowadzenia akcji ratowniczej.

Przyjmuje się, że pracodawca powinien zawiadomić pracownika o przesunięciu terminu jego urlopu niezwłocznie, gdy zaistnieje sytuacja uzasadniająca zmianę. Z tytułu zmiany terminu urlopu przepisy nie przewidują zwrotu pracownikowi kosztów. Pracownik może dochodzić wyrównania ewentualnej szkody z tego tytułu przed sądem na zasadach ogólnych.

UWAGA: Przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika może nastąpić tylko za zgodą pracodawcy.

Art.  164.  [Przesunięcie terminu urlopu]

§  1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

§  2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Zgodnie z §  5 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, w okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym.

Obowiązkowe przesunięcie urlopu

Kodeks pracy przewiduje obligatoryjne przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego.

Z przepisu art.165 wynika, że jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, 
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, 
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe albo stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie, na czas do 3 miesięcy, 
• urlopu macierzyńskiego,     

pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Wymieniony w art. 165 katalog usprawiedliwionych nieobecności jest katalogiem otwartym – co oznacza, że każda usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, która uniemożliwiła terminowe rozpoczęcie urlopu, powoduje konieczność przesunięcia urlopu.

Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Wysłanie na urlop wypoczynkowy bez zgody pracownika

Bez zgody pracownika, pracodawca może wysłać pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia, zgodnie z art. 167(1) kp.

Urlop zaległy a urlop na żądanie

Inne rozwiązanie ustawodawca wprowadził w kwestii urlopu na żądanie.

Urlop na żądanie, którego pracownik nie wykorzystał w danym roku, nie przechodzi na następny rok – i nie staje się zaległym urlopem na żądanie.

Oznacza to, że jeżeli w danym roku pracownik nie korzystał z urlopu na żądanie (albo wykorzystał mniej niż 4 dni takiego urlopu), to nie spowoduje to zwiększenia wymiaru urlopu na żądanie w kolejnym roku.

Z dniem 1 stycznia niewykorzystane dni urlopu na żądanie staną się częścią “zwykłego” urlopu zaległego.

Przykład:
Jeśli pracownik do końca 2021 wykorzystał tylko 1 dzień urlopu na żądanie, to z dniem 1.01.2022 r. nie będzie miał do wykorzystania sumy, czyli 7 dni na żądanie (3 stare 2021 + 4 nowe 2022). Z dniem 1.01.2022 będzie miał prawo do 4 urlopu na żądanie, bez względu na to, ile wykorzystał tego urlopu w roku poprzednim.

Urlopem zaległym będzie również urlop dodatkowy, do którego pracownik nabywa prawo na podstawie przepisów szczególnych, np. dodatkowy urlop przysługujący pracownikom niepełnosprawnym, jeżeli pracownik nie wykorzysta go do końca roku, w którym nabył do niego prawo.

Podsumowanie

Granicą czasową udzielenia urlopu zaległego – zgodnie z art. 168 K.p. – jest koniec pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego ( do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego – przyp. red.), niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika – stanowisko Departamentu Prawnego Państwowej Inspekcji Pracy z 7 kwietnia 2008 r.  (znak GPP-110-4560-170/08/PE).

Nieudzielanie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie przewidzianym w art. 168 k.p. w większości przypadków (poza przypadkami losowymi, np. chorobą pracownika) stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy, zagrożone karą grzywny.

Wpis na blogu nie stanowi porady prawnej. Artykuł odnosi się do ogólnej sytuacji prawnej, dlatego nie może stanowić rozwiązania dla indywidualnego problemu.