W związku ze zmianami Kodeksu pracy lub zmianami organizacyjnymi u pracodawcy, powstaje konieczność dokonania zmian w regulaminie pracy.

Kiedy etap sformułowania zapisów pracodawca ma już za sobą, należy poinformować o nich pracowników.

Informowanie pracowników o zmianie regulaminu pracy

W jaki sposób poinformować pracowników o zmianie regulaminu?

Sposób zapoznawania pracowników z regulaminem pracy lub zmianami do regulaminu wynika z przyjętej u pracodawcy praktyki lub z zapisów regulaminu pracy.

Regulamin pracy może zostać udostępniony pracownikom na przykład poprzez: 

• udostępnienie do wglądu w dziale kadr lub sekretariacie,
• wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub na tablicy na stołówce/szatni/portierni,
• umieszczenie go w segregatorze w miejscu dostępnym pracownikom,
• rozesłanie treści za pośrednictwem służbowej poczty elektronicznej.

Decyzja w jaki sposób treść regulaminu pracy zostanie przekazana pracownikom należy do pracodawcy.

Ze zmianą regulaminu pracy pracodawca jest zobowiązany zapoznać wszystkich zatrudnionych w firmie pracowników.

Czy należy zastosować wypowiedzenia zmieniające ?

Zmiana regulaminu pracy nie pociąga za sobą konieczności dokonywania wypowiedzeń zmieniających. 

Jak zauważa się w literaturze przedmiotu:

„warunki pracy, które nie były przez strony odrębnie i indywidualnie uzgodnione w umowie o prace lub innym akcie nawiązującym stosunek pracy ulegają zmianie z chwilą wejścia w życie regulaminu pracy lub jego zmian – niezależnie od tego, czy są korzystniejsze czy mniej korzystne dla pracownika. Ustawodawca nie zamieścił bowiem przepisu, że zmienione postanowienia regulaminu pracy mniej korzystne dla pracowników od postanowień dotychczasowych pracodawca wprowadza w drodze wypowiedzenia zmieniającego” (cyt: J. Skoczyński, Regulamin pracy [w:] Źródła prawa pracy, Warszawa 2000, s. 164).

Jak widzisz, może to nastąpić w dowolnej formie.

Jeżeli zatem pracodawca dopełnił tej powinności i umożliwił w sposób obiektywny zapoznanie się pracowników z regulaminem – wówczas zmiany zaczną obowiązywać w terminie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników.

Czy konieczne jest pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią zmian do regulaminu?

Od obowiązku podania zmian regulaminu do wiadomości pracowników należy odróżnić obowiązek pisemnego potwierdzenia zapoznania się z ich treścią.

Na tym etapie, żaden z przepisów Kodeksu pracy nie stanowi, by pobierać potwierdzenie od pracowników zapoznania się ze zmianami do regulaminu. Ten kodeksowy obowiązek dotyczy zapoznania z treścią regulaminu przed dopuszczeniem do pracy. 

Niezależnie od braku bezpośredniego obowiązku uzyskiwania każdorazowo pisemnego potwierdzenia faktu zapoznania się przez pracowników ze zmianami w regulaminie, należy pamiętać, że w przypadku powstania sporu odnośnie nowych zapisów to na pracodawcy będzie spoczywał ciężar wykazania, że umożliwił pracownikom zapoznanie się ze zmianami.

Wyjątki

Możemy mieć sytuację, kiedy  ustawodawca nakłada na pracodawcę odrębny obowiązek poinformowania pracowników o nowych zasadach wprowadzonych w zakładzie.

Takim przykładem może być, np. informacja o wprowadzeniu kontroli trzeźwości w zakładzie pracy. Zasady przeprowadzania tej kontroli pracodawca zobowiązany jest ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych (o ile ma zamiar przeprowadzać kontrolę). 

Art.  22^1c
§  10.  Wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
§  11. O wprowadzeniu kontroli trzeźwości, o którym mowa w § 10, pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

Przechowywanie potwierdzeń zapoznania pracowników z zasadami kontroli trzeźwości

Zgodnie z nowymi przepisami rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,  w części B akt osobowych, pracodawca będzie przechowywał potwierdzenie poinformowania pracownika o kontroli trzeźwości pracowników lub o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c§ 12 oraz art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy).

Schemat wprowadzania zmian w zakładzie

Wprowadzenie możliwości przeprowadzania kontroli przez pracodawcę ➡️ zmiana przepisów wewnątrzzakładowych ➡️ poinformowanie pracowników o wprowadzeniu kontroli w zakładzie ➡️ poinformowanie pracowników o zasadach kontroli: grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą trzeźwości, sposobie przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaju urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czasie i częstotliwości jej przeprowadzania ➡️ wpięcie potwierdzenia poinformowania pracownika do akt osobowych pracowników.

Przykład

Pracodawca zdecydował się na kontrolę trzeźwości pracowników.  Wprowadził zmiany w regulaminie i wywiesił je na tablicy ogłoszeń. Podczas kontroli PIP dowiedział się, że nie dopełnił obowiązku wynikającego z rozporządzenia tj. nie pobrał od pracowników potwierdzenia poinformowania.

Pracodawca tłumaczył się faktem, iż wszyscy pracownicy potwierdzili zapoznanie z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy (zatrudnieni przed 20.03.2023r)  i zgodnie z przepisami, nie ma on obowiązku pobierać potwierdzeń ponownie. 

I tu pracodawca jest w błędzie.  W aktach osobowych w części B, pracodawca przechowuje potwierdzenie poinformowania pracownika:

– o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 22^1c § 12 i art. 22^1e § 2 Kodeksu pracy). 

Jak widać z treści rozporządzenia wynika jednoznacznie, że potwierdzenie zapoznania z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy – to jeden temat a poinformowanie o wprowadzeniu kontroli trzeźwości to drugi temat. 

UWAGA

Przypominam, że ta sama sytuacja dotyczy np.: potwierdzenia poinformowania pracownika o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² §8 Kodeksu pracy)  i konieczności umieszczenia tego potwierdzenia w aktach osobowych.

Mam nadzieję, że ten artykuł był dla Ciebie pomocny.

Wpis na blogu nie stanowi porady prawnej. Artykuł odnosi się do ogólnej sytuacji prawnej, dlatego nie może stanowić rozwiązania dla indywidualnego problemu.